第一章 总 则

第一条为了进一步规范学院物资设备采购管理工作，完善物资设备采购管理监督机制，提高资金使用效益，维护国家和学院的利益，保护采购当事人的合法权益，使采购工作规范化、制度化、科学化，根据《中华人民共和国政府采购法》及《陕西省高等院校物资设备采购管理办法（试行）》有关规定，结合学院实际，制定本办法。

第二条各项采购活动都应遵循“公开、公平、公正”和“集体采购、货比三家、择优选购”的原则。

第三条凡使用学院资金或代办费采购的基建工程、后勤服务、教学科研、图书资料、办公使用的各类物资设备统一由资产管理处采购。

第四条参与采购活动的工作人员要以对学院利益高度负责的精神，力求节约、反对浪费、廉洁高效、履行职责。若采购人员与供应商有利害关系的要申请回避。

第五条学院资产管理处是主管学院物资设备采购的职能部门，负责组织、协调、参与、实施学院的物资设备采购活动。

第六条学院监察处、审计处、财务处是依法依纪履行监督采购活动的职能部门。

第七条采购活动必须遵守国家有关法律、法规。各职能部门都要自律规范、各尽其职、主动配合、协调支持、努力提高工作效率。

 

第二章 组织机构和管理职责

第八条采购小组的设立

（一）采购小组：由主管资产管理处的院领导牵头，成员由资产管理处、监察处、审计处、财务处及使用部门相关人员组成，是为了某一专项采购组建的临时性机构，实行组长协调下的部门代表分工负责制，成员组成应以廉洁、高效、简捷的工作机制为前提，保证采购任务如期完成为原则。采购小组人数根据采购任务的具体情况确定，一般为三人以上单数。

凡采购金额在3万元以上的采购活动，应组建专项采购小组，进行招标采购；采购金额在5千元—3万元的采购活动，应设立询价谈判采购工作组，以询价谈判的方式进行； 采购金额在5千元以下的，由资产管理处与使用部门直接采购。

（二）考察组：采购小组可根据工作需要自行下设考察组，考察组对采购小组负责，职能是提交考察报告，作为采购的依据。

（三）评标组：对于招标采购活动，可根据需要在采购小组人员的基础上扩充设立评标组，扩充人员主要由专业技术人员组成，评标组的职能是向采购小组提交评标结果。

第九条采购小组部门代表的职责和权利

采购小组成员独立履行本办法要求的职责，有权利和责任对包括质量、价格在内的各项采购事宜行使质疑权、建议权和表决权，并承担相应的责任。

各部门代表主要职责：

（一）资产管理处：对采购工作业务总体负责。主要责任是：负责拟订采购方案；组织协调各有关部门参与采购活动；向采购小组提交采购资源信息；落实采购小组决议，整体推进工作进度；组织所购物资设备的验收入库；负责采购文件资料的形成、整理、归档工作；对采购的总体质量和价格情况承担主要责任。

（二）监察处：监督采购小组依据国家法规和学校制度正确实施工作程序；监督采购小组成员履行职责，根据需要参与相关验收工作；监督检查合同履行情况；对采购情况建立成果档案；在《商洛学院采购活动备案表》中就采购小组工作情况做出“监察报告”。

（三）审计处：参与涉及工程量核算的物资设备采购活动。对采购标底的合同价格及突破立项审定的采购数量行为承担监督责任，参与相关验收工作。

（四） 财务处：根据需要参与物资设备的采购活动。对采购活动的资金使用效率负责。

（五）使用单位：对采购物资的使用功能和产品质量性能负责，参与相关验收工作。

（六）技术专家：对采购设备的技术品质、技术性能和评审结果负责，参与相关的验收工作。

第十条采购小组、考察组、评标组议事规则：

（一）以满足设计和使用要求为前提，依据审定的计划资金额度控制标的质量等级，力求节约；

（二）投标报价口经一致，质量、价格、服务并重。同等产品比质量、同等质量比价格、同等价格比服务，综合评议比较；

（三）在质量、服务保证的前提下，贯彻“合理低价中标”原则。在采购价不低于成本价的情况下，价格不封底；在质量、服务同等的情况下、优先考虑有信誉的老客户；

（四）各小组应在充分考虑主要责任承担人意见的基础上，按照“少数服从多数”的原则形成小组决议，小组决议会签完成后方有效；

（五）学院采购当事人不得互相串通，损害学院利益和当事人合法权益，不得以任何手段排斥、打击其它供应商参与竞争；

（六）资产管理处要对供应商进行资格审查，只有合格的供应商才能参加竞标。采购的任何货物都必须从合格的供应商处获得。

第三章 采购方式

第十一条学院采购按照采购资金额度大小可分为招标采购和非招标采购两种形式。

（一） 招标采购方式：

1、 公开招标：指按照国家有关法规规定的程序以招标公告的方式邀请不特定的供应商参与投标，并根据中标条件公开确定中标人的采购工作方式。价格在30万元以上的采购采用公开招标方式采购。

2、 邀请招标：指按照采购小组议定的资质条件以招标邀请书的方式邀请三家以上特定供应商参与投标，并按照评标组议定的中标条件评议比较确定中标人的采购方式。采购金额在10—30万元，或质量可靠性要求较高、价格弹性不大、采购金额在30万元以上的也可采用邀请招标方式采购。

3、 询标竞价：指由采购小组按照议定的资质条件，在对商家资质、产品质量、生产条件及售后服务等方面进行全面考察比较的基础上，直接邀请三家以上供应商投标报价，采购工作小组通过综合评议、竞价谈判，按照“质量保证、服务可靠、价格较低”原则确定供应商的采购方式。对采购金额在3--10万元，或质量可靠性要求较高、价格弹性不大、 采购金额在10--30万元可采用询标竞价方式采购。

（二） 非招标采购方式：

1、 询价谈判：指由询价谈判组根据市场情况，“货比三家、集体研究、谈判讨价、择优选定”供应商的采购方式。采购金额在5千元--3万元的可采用此种方式采购。

2、 商务关系存续：指在最近招标考察选定的基础上由业务主管部门根据实际需要，由供应商继续提供某种物资设备的采购方式。但存续延时期限最长不得超过两年。

3、单一来源采购：指所购商品（设备）只有一个供应商，采购部门直接向其购买的采购方式。主要是对一些特殊商品，保持与原购设备配套以及有特殊要求的商品的采购。

采购方式的选择要严格按照采购金额标准执行，各部门不得将大宗采购化整为零，逃避监督。

第十二条招标采购应填写《商洛学院招标采购活动备案表》；询价谈判采购活动应填写 《商洛学院询价谈判采购活动备案表》；认质认价应填写《商洛学院物资设备采购认质认价审定表》；商务关系存续应填写《商洛学院物资设备采购商务关系存续合同审批运行表》。

第十三条资产管理处应建立常用物资设备“采购资源信息库”，信息库中除准确反映供应商资质信誉情况外，还应从可供商品和已供商品两方面反映各供应商的商品品种、规格型号、性能特点、价格状况等情况。一般情况下，采购资源信息库中同种类商品至少应当保证有五家以上资质较高、信誉状况良好的潜在供应商。采购资源信息库应实行滚动优选，动态管理。

第四章 采购工作程序

第十四条 物资设备采购立项与审批

（一）大宗物资设备采购

各部门根据实际需要,提出物资设备采购项目及资金计划，填报《商洛学院物资设备采购立项审批表》，审批表的基本内容包括：申请理由、主要用途、物品品种、质量标准、规格型号、需求数量、预算价格依据、预算金额、生产厂家等，报资产管理处或教务处审查，主管院领导审核，院长办公会研究决定。凡未立项的物资设备项目不能进入采购程序。

（二）一般物资设备采购

各部门根据工作需要，填写《商洛学院物资设备采购申报表》，部门领导提出具体意见，由资产管理处根据部门工作实际及已有物资设备资源情况进行审核，主管院领导审定或提交院长办公会研究。

（三）采购活动应当严格控制在审定计划的资金额度范围内，不得随意增减采购数量和采购品种。确因实际情况需要变更或调整时，须经主管领导同意，院长办公会研究决定。

第十五条确定采购方式 ， 制订采购方案

采购计划确定后，资产管理处根据计划物资设备的种类及金额，确定采购方式，按照不同的采购方式，制订采购方案，严格按程序实施采购。

第十六条按照确定的采购方式，及时采取适当的方式发布需求信息，吸收资质信誉状况良好的供应商参与投标报价。凡采购金额在30万元以上的采购项目，采购信息可采取学院网发帖，院内公告等方式公开发布需求信息；30万元以下的采购项目，应采取多种方式采集供应商信息，可在采购资源信息库中资质信誉良好的供应商中随机选择三家以上参与投标竞价；对于采购资金额度大于10万元以上的采购项目，投标报价的新增供应商不得低于参与投标报价供应商家数的1/3。

一般情况下，业务主管部门应以投标报价书的方式向供应商提出报价要求，并采取密封方式投标报价。

第十七条供应商的资格审查及产品考察

招标或询价前，业务主管部门应对供应商资质信誉情况的真实性、合法性和完整性进行审查。合格供应商资质证明一般包括：营业执照、税务登记证、法人证明或法人委托书、特殊行业管理生产许可证、产品质量证明书、年度审验说明书、产品质量检验或鉴定报告等。

对于采购金额较大的项目，必要时应由考察组对供应商的生产经营条件、产品业绩情况、原材料配件、售后服务等情况进行实地考察，在考察的基础上应形成考察报告，提交采购小组。

供应商有如下行为时应取消其参与投标资格：1、提供虚假资质材料，骗取合法供应商资格的；2、采用不正当手段诋毁、排挤其它供应商的；3、向采购人员行贿或提供其它不正当利益的；4、偷梁换柱、供应假冒伪劣商品的；5、采取其它不正当竞争手段的。

第十八条通过资格审查或考察后，确定不少于三家的供应商，采购小组或谈判小组所有成员集中与供应商谈判，在保证质量的前提下，要求供应商在规定的时间内做出最后的报价。采购人员根据采购需要，综合考虑质量、服务，按照合理最低价原则确定供应商。谈判人员认为有必要时，可实行开放式竞价机制，即向首选中标人和备选中标人公开通过招标竞价优化组合形式的优化标的，允许首选中标人和备选中标人之间二次竞价，确定最终供应商。

第十九条签订合同与履行合同

供应商确定中标或成交后，由学院法定代表人或授权委托人与供应商签订合同。合同必须采用书面形式，由资产管理处、监察处、财务处、使用部门等共同制定合同具体条款，要求明确、完备、规范、合法。合同签订时限自中标或成交通知之日起一周之内。合同份额一式柒份，分别送资产管理处、财务处、审计处、监察处、使用部门、档案室和供应商各一份，起同等法律效力。合同一旦签订，任何一方不得擅自变更和终止合同，否则有过错的一方应承担赔偿责任，双方都有过错的，应各自承担相应的责任。

合同履行中，因变更需修改原实质性条款的，需双方协商一致后，形成补充合同。确需解除原合同，应报请主管领导同意。

第二十条货物验收和付款

每项采购活动，货到入库前必须由资产管理处组织相关部门人员根据供货清单对供货数量、规格型号、产地品牌、质量标准、外观配置等方面情况进行验收，填报《商洛学院物资设备采购验收单》，并在“验收情况”栏内注明供货质量情况。在验收没有达到质量要求时应做退货处理。

对于要求安装调试、施工的设备或物资，在竣工运转正常后，资产管理处应组织总体验收，并填写《商洛学院物资设备采购施工竣工验收单》。由使用部门认定使用情况，验收人员签字。

付款要与合同履行进度情况相协调，以“保证供应，保证质量，最大限度降低资金风险”为原则。财务处办理物资设备采购付款手续时，必须以合同、会签的《商洛学院物资设备采购验收单》，有施工工程的，还应有《商洛学院物资设备采购施工竣工验收单》作为付款的依据。

第二十一条采购过程中形成的文件材料必须规范，各项内容要真实、准确、完整。采购文件主要包括：采购计划申请表、招投标文件、投标标价书、报价单、合同书、验收单、会议记录等，资产管理处专人负责及时归档备案，采购文件至少保存15年。

第五章 纪律和监督

第二十二条纪律要求

（一）采购活动必须遵守“集体研究，民主决策”的工作制度，禁止暗箱操作，严禁个人说了算；

（二）参与采购活动的工作人员不得私自接触供应商，不得向供应商泄露有失公正或影响公平竞争的商务信息；

（三）参与采购活动的工作人员不得接受供应商任何形式的回扣、馈赠及有失公正执行公务的宴请；

（四）供应商的一切让利性承诺均应反映在订立合同之中。

第二十三条学院监察处、审计处应加强对学院采购活动及集中采购的监督检查，主要内容是：

（一）有关法律、规章制度执行情况；

（二）采购范围、采购方式和采购程序的执行情况；

（三）参与采购管理及集中采购程序的执行情况。

第二十四条学院采购监督人员不得进行独立的具体采购活动；经办采购的人员不能独立的进行合同的审核及货物的验收；参与采购的人员不得借经手人之机，对采购的物品、工程及服务加价。

第二十五条学院采购项目及标准的制定应与采购方式、程序分开，并严格执行，任何人不得违反本办法要求采购人向其指定的供应商采购。

第二十六条学院监察处应当对采购活动进行检查，采购人员应当如实反映情况，按要求提供有关材料。

第六章 责任追究

第二十七条学院采购中，采购人或采购代理人有下列情形之一的，责令限期改正，给予警告，并处采购价值10% 的罚款；对直接负责的责任人和其他直接责任人，按干部管理有关规定给予行政或党纪处分，并予通报；构成犯罪的移送司法部门处理。

（一）应当采用公开招标而擅自采用其他方式采购的；

（二）擅自提高采购标准，改变采购目录的；

（三）与不合格的供应商私自成交的；

（四）不签订采购合同的；

（五）不履行学院采购管理规定的；

（六）拒绝、回避有关部门监督的。

第二十八条采购监督管理人员在实施监督检查中，违反本办法滥用职权，玩忽职守或徇私舞弊，依据有关规定给予行政处分，构成犯罪的依法追究刑事责任。

第七章 附 则

第二十九条学院后勤服务公司及其他院办产业自筹资金进行采购，依照本条例执行。

第三十条本办法由资产管理处负责解释。

第三十一条本办法自发布之日起实施，原《商洛师专采购管理条例》同时废止。